제안서 첫 쪽, 고객이 한 말로 시작하는 3단계

제안서를 AI에게 맡기면 첫 쪽이 대개 이렇게 시작해요. "당사는 최신 기술을 보유한 ○○ 전문 기업으로…" 문장은 매끄럽지만, 받는 고객은 한 줄만 읽고 넘깁니다. 자기 회사 이야기가 아니기 때문이에요.

이 글은 제안서 첫 쪽을 고객이 직접 한 말로 시작하는 방법을 정리했어요. AI에 무엇을 넣고, 무엇을 고치지 말라고 해야 하는지까지 순서대로 다룹니다.

왜 '고객이 한 말'로 시작해야 할까요?

고객 담당자는 제안서를 들고 윗사람에게 보고하러 갑니다. 그때 담당자가 그대로 옮겨 말할 수 있는 문장이 첫 쪽에 있어야 해요. 미팅에서 고객이 직접 한 말이 그 역할을 가장 잘 합니다.

예를 들어 고객이 "돌발 정지 때문에 야간조가 자주 멈춘다"고 말했다면, 첫 쪽에도 그 문장을 따옴표로 그대로 둡니다. "설비 가동률 저하"처럼 우리 말로 바꾸면 고객은 "이 회사가 우리 이야기를 들었다"고 느끼기 어려워요.

1단계: 고객의 말을 원문 그대로 모으기

메일, 미팅 메모, 통화 메모, 요청서에서 고객 쪽 사람이 한 말만 뽑습니다. 우리 쪽이 한 말이나 요약한 말은 뺍니다. AI에 맡길 때는 아래처럼 지시하면 돼요.

아래 기록에서 고객 쪽 사람이 한 말만 뽑아 줘.
출력: 번호 | 말한 사람(직함) | 원문 그대로 | 어느 기록에서 | 날짜
- 문장을 다듬지 마. 맞춤법이 틀려도 그대로 옮겨.
- 질문 형태의 말("기존 설비에도 붙나요?")도 빠뜨리지 마.

핵심은 "문장을 다듬지 않는다"예요. AI는 기본적으로 문장을 다듬습니다. 그대로 두면 제안서에 쓸 가장 좋은 문장을 잃어요. 고객 실명과 연락처는 AI에 넣기 전에 직함이나 "고객 A"로 바꿔 두세요.

2단계: 세 열 표로 잇기

모은 말을 표 하나로 정리합니다. 왼쪽은 고객이 한 말, 가운데는 그 말에 답하는 우리 서비스, 오른쪽은 그 약속을 받치는 자료예요.

《고객의 말로 쓰는 제안서》 36쪽 — 세 열 연결표 예시(책 속 가상 사례)

표를 만들 때 지킬 규칙은 세 가지입니다.

• 가운데 열은 왼쪽과 이어질 때만 씁니다. 제품 기능이 스무 가지라도 고객이 말한 것이 세 가지면 세 줄이에요.
• 오른쪽 열이 비면 가운데 열을 약하게 씁니다. 근거 없는 약속은 "시범 도입에서 확인"으로 돌려요.
• 우리가 풀 수 없는 말에는 "우리가 줄 수 없음"이라고 솔직히 적습니다. 위 예시에서도 "사람을 더 뽑기 어렵다"는 말에는 인력 문제는 풀지 않는다고 적었어요.

책 속 예시 회사는 제품 소개서의 기능 16개 가운데 세 열 표에 이어진 5개만 제안서 본문에 남겼습니다. 표에 없는 기능은 본문에 쓰지 않는다는 기준이 AI의 '많이 쓰는 습관'을 줄여 줘요.

3단계: 첫 쪽을 다섯 칸으로 쓰기

표지 바로 뒤의 한 쪽 요약은 제안서에서 가장 많이 읽히는 쪽입니다. 담당자가 보고할 때 이 쪽만 떼어 가기도 해요. 다섯 칸으로 씁니다.

1. 지금 상황: 고객의 말 한 줄(원문 그대로) + 확인된 사실 한 줄
2. 문제: 담당자가 그대로 옮겨 말할 수 있는 한 문장
3. 제안: 무엇을, 어디에, 얼마 동안
4. 선택 이유: 차별점 세 줄, 줄마다 근거 한 마디
5. 다음 단계: 고객이 할 일 하나와 날짜

《고객의 말로 쓰는 제안서》 57쪽 — 한 쪽 요약 틀과 AI 지시문

회사 소개, 연혁, 조직도는 첫 쪽에 넣지 않고 부록으로 보냅니다. 가격이 아직 정해지지 않았다면 빈칸으로 두고, AI가 숫자를 지어내지 않게 하세요.

문장의 주어를 고객으로 바꾸기

같은 기능도 주어에 따라 읽히는 온도가 달라요.

• 우리가 주어: "당사는 최신 센서 기술을 보유하고 있습니다."
• 고객이 주어: "K사 야간조 담당자는 설비가 멈추기 전에 휴대폰으로 알림을 받습니다."

뒤 문장을 읽은 고객은 자기 현장을 떠올립니다. AI에게 초안을 맡길 때도 "우리 회사를 주어로 한 문장보다 고객을 주어로 한 문장을 먼저 써"라는 규칙을 한 줄 넣어 두세요.

보내기 전 3가지 확인

• 첫 쪽에 고객의 말이 원문 그대로 따옴표로 들어 있나요?
• 회사 소개가 앞쪽으로 다시 들어오지 않았나요? AI는 습관처럼 회사 소개를 앞에 넣어요.
• "우리가 줄 수 없음"이 하나도 없다면 표를 다시 보세요. 고객의 말을 전부 풀 수 있다는 표는 대개 억지로 이은 표입니다.

이 방법을 처음부터 끝까지 따라 하려면

이 글은 《고객의 말로 쓰는 제안서》 3장(고객의 말 정리)과 6장(목차와 한 쪽 요약)을 바탕으로 정리했어요. 책은 152쪽 분량이고, B2B 제안서를 자료 모으기부터 보낸 뒤 후속 연락까지 12장으로 따라 하게 구성돼 있습니다. AI 지시문 28개와 워크시트 9종이 들어 있어요.

이 방법이 수주를 보장하지는 않아요. 가격, 일정, 경쟁 상황 같은 조건도 결과에 영향을 줍니다. 이 책은 고객이 사내에서 설명하기 쉬운 제안서를 만드는 과정을 돕습니다.

《고객의 말로 쓰는 제안서》 12장 구성 보기