제안서 첫 쪽은 고객이 한 말로 시작하세요 — AI로 '세 열 연결표' 만드는 법
고객이 미팅에서 "점검 기록이 종이에 흩어져 있어요"라고 말했는데, 제안서에는 "설비 데이터 관리 체계 고도화"라고 적혀 있다면 어떨까요? 고객은 자기 이야기를 들었다고 느끼기 어렵습니다. 고친 말은 우리 말이기 때문이에요.
제안서에 AI를 쓰면 이 문제가 더 커지기 쉬워요. AI는 기본적으로 문장을 다듬고, 기준이 없으면 많이 씁니다. 이 글은 제안서 첫 쪽을 고객이 한 말로 시작하도록 AI에게 기준을 주는 방법, '세 열 연결표'를 정리합니다.
세 열 연결표란?
표 한 장에 세 칸만 둡니다.
- 고객이 말한 것: 고객이 쓴 단어 그대로. 맞춤법이 틀려도 고치지 않아요.
- 우리가 줄 것: 그 말에 답하는 우리 서비스의 한 부분. 기능 이름보다 없어지는 작업을 씁니다.
- 받치는 자료: 요금표, 사례, 견본처럼 그 약속을 뒷받침하는 자료 번호.
표에 없는 것은 제안서에 쓰지 않습니다. 제품이 할 수 있는 일이 스무 가지라도 고객이 말한 것이 세 가지면 가운데 칸은 세 줄이에요.
AI로 만드는 순서
1. 고객의 말만 뽑게 한다
메일, 미팅 메모, 통화 메모를 AI에 주고 고객 쪽 사람이 한 말만 뽑게 합니다. 이때 지시문에 꼭 넣을 규칙이 있어요.
- 문장을 다듬지 않는다. 원문 그대로 옮긴다.
- 우리 쪽 사람이 한 말, 우리가 요약한 말은 뺀다.
- 같은 뜻의 말이 여러 번 나오면 몇 번 나왔는지 센다.
- 질문 형태의 말("기존 설비에도 붙나요?")도 빠뜨리지 않는다.
회사 밖 AI 서비스에 기록을 넣기 전에는 고객사 이름과 담당자 실명을 "고객 A", "팀장"처럼 바꿔 두세요. 회사의 AI 사용 규칙이 있다면 그 범위 안에서만 씁니다.
2. 세 칸으로 잇게 한다
뽑은 말 목록과 서비스 설명, 자료 목록을 주고 표를 만들게 합니다. 규칙은 네 가지입니다.
- 고객 말 하나에 우리가 줄 것은 한두 가지만 잇는다.
- 어느 고객 말과도 이어지지 않는 기능은 표 아래 "쓰지 않을 기능"으로 따로 적는다.
- 받치는 자료가 없으면 "없음 - 시범 도입에서 확인"이라고 쓴다.
- 우리가 줄 수 없는 것은 "우리가 줄 수 없음"이라고 솔직히 쓴다.
3. 사람이 직접 대조한다
왼쪽 칸의 원문을 원래 메일·메모와 한 글자씩 대조합니다. 바뀐 글자가 있으면 되돌려요. "우리가 줄 수 없음"이 한 줄도 없다면 다시 보세요. 고객이 한 말을 모두 풀 수 있다는 표는 대개 억지로 이은 표입니다.
첫 쪽에는 이렇게 옮깁니다
표가 생기면 제안서 표지 바로 뒤 '한 쪽 요약'의 첫 줄을 고객의 말 원문 한 줄로 시작합니다. 그 뒤에 확인된 사실 한 줄, 문제 정의, 제안, 선택 이유, 다음 단계 순서로 400자 안에 정리해요. 바쁜 결정권자가 이 한 쪽만 읽어도 판단할 수 있게 하는 것이 목표입니다.
책의 가상 사례 M사는 제품 소개서에 기능이 열여섯 개 있었지만, 세 열 표에 이어진 것은 다섯 개였습니다. 나머지는 본문에서 빼거나 부록으로 내렸어요. 공장장의 "사람을 더 뽑기 어렵다"는 말에는 "인력 부족을 해결하지는 않습니다. 다만 점검 순서를 이상 징후 우선으로 정할 수 있습니다"라고 적었습니다.
이 방법이 나오는 책
위 내용은 《고객의 말로 쓰는 제안서》 3장 「고객의 말 정리: 세 열 연결표」와 6장 「목차와 한 쪽 요약」을 줄여 옮긴 것이에요. 책은 152쪽 분량이고, 자료 모으기부터 검수·후속까지 12장으로 B2B 제안서 한 편을 만드는 순서를 따라갑니다. AI 지시문 28개, 워크시트 9종, 업종별 PPT 템플릿 10종이 함께 들어 있어요.
이 방법이 수주를 보장하지는 않습니다. 가격, 경쟁사, 고객사 내부 사정처럼 제안서 밖의 조건도 결과에 영향을 줍니다. 이 책은 그중 "고객이 한 말에 답하는 문서"를 만드는 과정을 돕습니다.
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