제안서에 AI 쓰기 전, 고객 자료를 다루는 'AI 기본 규칙 한 장' 만드는 법
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| 제안서에 AI 쓰기 전, 고객 자료를 다루는 'AI 기본 규칙 한 장' 만드는 법 |
미팅 기록을 AI에 붙여 넣고 "제안서 초안 써 줘"라고 하면 몇 분 만에 그럴듯한 문서가 나와요. 그런데 그 미팅 기록에는 고객 담당자 이름, 견적 금액, 고객사 내부 사정이 함께 들어 있는 경우가 많습니다.
이 글은 B2B 제안서 작업에 AI를 쓸 때 고객 자료를 어떻게 다룰지 정하는 'AI 기본 규칙 한 장' 만드는 법을 정리했어요. 규칙을 먼저 정해 두면 정보 노출 위험을 줄이고, 근거 없는 문장이 제안서에 섞이는 일도 막기 쉬워집니다.
왜 규칙이 먼저 필요할까요?
제안서 자료에는 성격이 다른 정보가 섞여 있어요.
- 공개 자료: 고객사 홈페이지, 보도자료, 공시
- 고객이 미팅에서 한 말: 불편 사항, 일정, 예산 범위
- 우리 회사 내부 자료: 원가, 다른 고객 사례, 계약 조건
이걸 구분하지 않고 한꺼번에 AI에 넣으면 두 가지 문제가 생겨요. 하나는 넣지 말아야 할 정보가 외부 서비스로 나가는 것이고, 다른 하나는 AI가 섞인 자료로 확인되지 않은 주장을 만들어 내는 것입니다.
AI 기본 규칙 한 장, 이렇게 만드세요
1. 제안 건마다 폴더를 따로 만드세요
고객사별로 폴더를 나누고, 그 안에 원자료·AI 작업본·최종본을 분리해요. 다른 고객 자료가 실수로 섞여 AI에 들어가는 일을 줄일 수 있습니다.
2. AI에 맡길 일과 사람이 확인할 일을 나누세요
예를 들면 이렇게 나눌 수 있어요.
- AI에 맡길 일: 미팅 기록에서 고객 표현 뽑기, 목차 초안, 문장 다듬기, 빠진 논리 찾기
- 사람이 확인할 일: 숫자와 사례의 사실 여부, 가격과 약속 범위, 고객에게 보낼 최종 문장
3. 자료 출처대장을 쓰세요
자료마다 출처, 받은 날짜, 공개 여부, 제안서에 써도 되는지를 한 줄씩 적어요. "써도 됨"으로 표시한 자료만 AI 작업에 넣습니다.
4. 넣기 전에 가명으로 바꾸세요
고객사 이름은 "A사", 담당자 이름은 "구매 담당자"처럼 바꿔요. 견적 금액은 꼭 필요할 때만 범위로 넣고, 계약서 원문이나 내부 원가표는 넣지 않습니다. 쓰는 AI 서비스의 데이터 보관·학습 설정과 회사 보안 정책도 함께 확인하세요.
5. 확인되지 않은 내용은 '확인 필요'로 남기세요
AI가 만든 문장 가운데 근거를 찾지 못한 숫자나 사례는 지우거나 "확인 필요"로 표시해요. 고객에게 보내기 전까지 이 표시가 0건이 되어야 합니다.
6. 보내기 전에 역할을 바꿔 검토하세요
AI에게 반대하는 임원, 비용을 따지는 구매 담당자, 실제로 쓸 실무자 역할을 차례로 맡겨 초안을 검토하게 해요. 예상 반론을 미리 찾을 수 있습니다. 최종 판단은 사람이 합니다.
AI 기본 규칙 한 장 예시
넣어도 되는 것: 공개 자료, 가명 처리한 미팅 기록
넣지 않는 것: 실명·연락처, 계약서 원문, 내부 원가표, 다른 고객 자료
AI가 하는 일: 고객 표현 추출, 목차 초안, 누락 논리 점검
사람이 하는 일: 숫자·사례 확인, 가격·약속 범위 결정, 최종 발송
발송 조건: '확인 필요' 표시 0건
규칙 다음 단계까지 연습하려면
이 규칙은 《고객의 말로 쓰는 제안서》의 0장(작업 환경과 AI 기본 규칙), 1장(자료 모으기와 출처대장), 8장(근거와 사례), 11장(검수)을 바탕으로 정리했어요.
책은 PDF 152쪽이고, 0장부터 12장까지 고객의 말을 문제로 정리하고, 문제 하나에 해결 하나를 연결하고, 주장마다 근거를 붙여 날짜가 있는 다음 행동까지 만드는 순서를 다룹니다. 부록으로 AI 지시문 28개, 워크시트 9종, 업종별 제안서 템플릿 10종(툴키트)을 제공해요. 기업용 제안서 한 건을 12번 고쳐 최종 20쪽으로 만든 실전 사례도 들어 있습니다.
전담 제안팀이 없는 B2B 영업·사업개발 담당자, 1인 사업자, 프리랜서에게 맞춘 책이에요. 대기업 RFP나 투자 제안서의 전문 규정 전체를 다루지는 않습니다. 이 책은 수주를 보장하지 않으며, 고객의 결정을 돕는 제안서를 만드는 과정을 연습하도록 돕습니다.
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